يتم تسليم ملف الخدمة إلى ادارة المعاشات في الحالات الأتية
- النقل إلى أي جامعة اخرى او جهة اخرى
- انهاء الخدمة لبلوغ السن القانونية للمعاش
- انهاء الخدمة للوفاة
- انهاء الخدمة للفصل ( انقطاع – اوي أي شئ أخر )

ويكون مستوفياً الأتي:-
شهادة الميلاد ، امر التكليف في وظيفة معيد، اقرار استلام العمل، استمارة 134 ع . ح مستوفية من أول تعيين حتى أحر تعيين وظيفة
وفي حالة الاجازات الخاصة بأنواعها ( رعاية الوالد/الوالدة – مرفق – اجازة خاصة بدون مرتب - اجازة بدون مرتب – رعاية طفل ( في حالة سداد الاجازات لابد ان يتوافر اوامر وايصالات السداد يتم استخراجها من ادارة المعاشات )

وفي حالة عدم السداد:-
- لابد من وجود ابداء رغبة بعدم السداد وذلك في حالة الاجازة الخاصة فقط لا غير أما الاعارة الخارجية أو الداخلية فاجبارية السداد ولا يجوز التجديد إلا بسداد التأمينات
- وفي حالة الاعارة الداخلية يتم السداد عن طريق الكلية بسداد شهري
- أما الاعارة الخارجية بسداد سنوي والاثنان اجبارين السداد
- وفي حالة انتداب عضو هيئة التدريس لابد من احضار مايفيد سداد التأمينات والأجور المتغيرة
- يتم المراجعة عن طريق ادارة المعاشات ومفتش الهيئة
- يتم تقسيم الملف إلى جزئين ( جزء عام + جزء معاشات )
- الملف جزء العام يتم حفظه بمخزن المعاشات بالجامعة
- الملف جزء المعاشات يتم ارساله إلى الهيئة العامة للمعاشات
- يجب سداد التأمينات في حالة الاجازة مع السماح بالعمل أو الاعارة