تقوم الإدارة العامة للبحوث العلمية بالجامعة سنوياً خلال شهرى " أغسطس وسبتمبر" من كل عام بالكتابة للسادة الأساتذة وكلاء كليات الجامعة ومعهديها لموافاتنا بأسماء السادة الأساتذة المرشحين والسادة الأساتذة أعضاء لجان المحكمين لجائزة جامعة عين شمس و يتم الاعلان لدى كليات ومعاهد الجامعة عن التقدم لنيل جائزة الجامعة التقديرية واستلام المستندات المطلوبة للتقدم خلال الفترة من أول سبتمبر وحتى 31 ديسمبر من كل عام.